Indice
Introduzione
Quando un’azienda decide di investire in una piattaforma digitale – che sia un e-commerce, una Digital Experience Platform o un sistema di integrazione – la prima domanda che viene posta riguarda il costo di realizzazione. Tuttavia, il prezzo iniziale del progetto è solo la punta dell’iceberg. Dietro ogni piattaforma ci sono costi nascosti che, se non considerati in anticipo, rischiano di compromettere ROI e sostenibilità dell’investimento.
In questo articolo analizziamo in profondità le principali voci di spesa spesso sottovalutate: licensing fees, manutenzione, formazione del team, confronto tra gestione interna e outsourcing, e la corretta pianificazione di budget per progetti digitali.
Licensing fees e costi ricorrenti
Molte aziende si focalizzano sullo sviluppo iniziale, trascurando i costi di licenza e i canoni annuali dei software su cui si basa la piattaforma.
- Licenze software: CMS, DXP, sistemi di marketing automation, database. Possono variare da poche migliaia di euro all’anno per soluzioni open source con supporto enterprise, fino a centinaia di migliaia di euro per piattaforme SaaS di fascia alta come Adobe Experience Manager o Salesforce Experience Cloud.
- Add-on e moduli: ogni funzione extra (es. traduzione automatica, AI, motori di ricerca avanzati) spesso comporta licenze aggiuntive.
- Cloud e hosting: i costi di infrastruttura (compute, storage, networking) sono ricorrenti e crescono con traffico e utenti.
Il risultato? Una piattaforma che inizialmente sembra accessibile può trasformarsi in una spesa fissa significativa, soprattutto se i costi di licenza sono proporzionali agli utenti o alle transazioni gestite.
Manutenzione e aggiornamenti
Una piattaforma digitale non è mai “finita”. Ogni anno richiede manutenzione tecnica e aggiornamenti:
- Bug fixing e patch di sicurezza: indispensabili per garantire affidabilità e compliance.
- Aggiornamenti di framework e librerie: inevitabili per non accumulare debito tecnico.
- Evolutive: nuove funzionalità, modifiche al flusso utenti, integrazioni con sistemi esterni.
Molti progetti destinano troppo poco a questa voce, salvo poi trovarsi con piattaforme obsolete in 2–3 anni. Una regola empirica: il costo di manutenzione annuo oscilla tra il 15% e il 25% del costo di sviluppo iniziale.
Formazione del team e adozione
Una piattaforma non ha valore se non viene utilizzata correttamente dalle persone. La formazione del team interno è uno dei costi più sottovalutati:
- Training iniziale: workshop per marketing, vendite, customer care e IT.
- Documentazione e knowledge base: produzione e aggiornamento costante.
- Formazione continua: necessaria quando entrano in gioco nuove feature o cambiamenti di interfaccia.
La mancata formazione porta a errori, inefficienze e a un ROI molto inferiore alle attese. Per una piattaforma complessa, la formazione può incidere per 10–15% del budget complessivo.
Costi interni vs outsourcing dello sviluppo
La scelta tra team interno e outsourcing è un’altra fonte di costi nascosti.
Team interno
- Vantaggi: controllo diretto, conoscenza del contesto aziendale.
- Svantaggi: costi fissi di stipendi, difficoltà a coprire tutte le competenze (backend, frontend, DevOps, UX, sicurezza).
Per un team di 5–7 figure senior dedicate, il costo annuo supera facilmente 400.000–500.000 €, a cui vanno aggiunti tool e formazione.
Outsourcing a partner specializzati
- Vantaggi: accesso immediato a competenze multidisciplinari, costi più flessibili, riduzione del time-to-market.
- Svantaggi: rischio lock-in con il fornitore, necessità di governance e contratti chiari.
In media, un progetto outsourcing ben definito costa meno di un team interno impropriamente strutturato, soprattutto nelle fasi iniziali.
Budget planning per progetti Digital Experience
Il punto cruciale è che il budget va pianificato su un orizzonte pluriennale. Non basta considerare lo sviluppo iniziale:
- Fase di sviluppo: investimento iniziale (100.000–500.000 € per una DXP media).
- Licenze e cloud: costi ricorrenti (da 50.000 € a centinaia di migliaia l’anno).
- Manutenzione ed evolutive: 15–25% del budget iniziale ogni anno.
- Formazione e change management: 10–15% del budget totale.
- Governance e analytics: strumenti e persone dedicate a monitorare il ROI.
Un budget realistico, che includa tutte queste voci, permette di evitare “sorprese” e garantire la sostenibilità dell’investimento.
L’approccio Next DX
Next DX accompagna le aziende in questa consapevolezza già dalle prime fasi. Con lo Sprint Zero viene fornito un assessment chiaro che evidenzia non solo i costi di sviluppo, ma anche quelli ricorrenti e nascosti. I pacchetti Build/Modernize e l’assistenza Digital Care sono pensati per dare continuità, prevedibilità e trasparenza a ogni progetto.
FAQ
Quali sono i costi ricorrenti più sottovalutati?
Licenze SaaS, canoni cloud e formazione del team.
È meglio stimare i costi su base annuale o pluriennale?
Sempre su un orizzonte di 3–5 anni, includendo TCO e ROI attesi.
Quanto incidono in media i costi nascosti rispetto al progetto iniziale?
Dal 30% al 60% del budget totale su un arco di tre anni.
Conviene sempre esternalizzare lo sviluppo?
Non sempre. Per progetti molto specifici può avere senso un team interno, ma spesso l’outsourcing garantisce tempi e competenze migliori.
Come ridurre i costi nascosti?
Con un’analisi preventiva completa, un partner trasparente e un modello di governance che includa formazione e manutenzione.
Conclusione
Il vero costo di una piattaforma digitale non è quello che appare nel preventivo iniziale. I costi nascosti – licenze, manutenzione, formazione, governance – rappresentano una parte significativa dell’investimento e devono essere pianificati fin da subito. Un approccio consapevole permette di trasformare una spesa imprevista in un investimento strategico, evitando sorprese e garantendo la crescita digitale dell’azienda.
